Sinds 1 maart verloopt de toegang tot bibliotheekbestanden niet meer via VPN. In deze blogpost geven we een kijkje achter de schermen bij deze wijziging.
De afgelopen decennia hebben we VPN gebruikt voor de toegang tot onze online bibliotheekmaterialen zoals databases, online artikelen en e-books. Studenten en medewerkers moesten VPN eenmalig installeren op hun computer of telefoon. Daarna was het een kwestie van VPN activeren bij het starten van de zoektocht en vervolgens kreeg men toegang tot al het materiaal waar de bibliotheek voor betaalt.
Op 1 maart 2021 veranderde dit. Sinds die datum bestaat VPN nog wel, maar het biedt geen toegang meer tot door de bibliotheek aangeboden materiaal. VPN is nu voornamelijk nog belangrijk voor medewerkers van de universiteit i.v.m. toegang tot servers van de universiteit en de beveiliging van hun thuiswerkplek.
Het afgelopen jaar is het gebruik van VPN enorm toegenomen. Bijna alle medewerkers werken nu thuis en gebruiken VPN. Bovendien werd VPN steeds intensiever gebruikt. Met name video conferencing zorgde voor een grote belasting van het VPN-systeem. Uiteindelijk is besloten om VPN alleen nog maar te gebruiken voor de meest essentiële diensten die de universiteit zelf beheert. Het materiaal van de bibliotheek dat door allerlei uitgevers wordt aangeboden valt niet onder dit gebruik.
Met het wegvallen van VPN ontstond een acuut probleem voor onze gebruikers. De uitgevers controleren of je recht hebt op toegang tot (de door ons) betaalde content op basis van het IP-adres van je computer. VPN zorgde ervoor dat je verbinding verliep via een IP-adres van Tilburg University. De uitgever kon je zo herkennen en toegang verlenen. Die controle werkte opeens niet meer.
Als alternatief voor VPN gebruiken we nu EZproxy. Voor de uitgever werkt dit hetzelfde: de verbinding loopt dan via een IP-adres van Tilburg University. Aan de kant van de gebruiker (studenten, medewerkers, jijzelf dus) werkt het allemaal net iets anders. Met VPN aan kon je op elke willekeurige manier naar een uitgever en kreeg je toegang. Met EZproxy moet je voor toegang tot een bestand via een specifieke URL naar dat bestand. Die URL’s zijn te vinden in onze bestandenlijst en worden ook gebruikt in WorldCat Discovery. Wil je een situatie vergelijkbaar met die van VPN? Installeer dan de Library Access extensie. Deze zorgt ervoor dat je ook toegang krijgt als je langs een andere weg bij de uitgever terechtkomt. Die extensie doet trouwens nog veel meer, zoals op de webpagina uitgelegd.
Door de urgentie van het probleem moest de wijziging binnen een zeer korte termijn worden doorgevoerd, bijna letterlijk van de ene op de andere dag. Normaal gesproken zouden we een wijziging als deze ruim op tijd aankondigen en een overgangsperiode hanteren, met de nodige communicatie. In dit geval lag de nadruk vooral op het (weer) bereikbaar maken van alle content. Zorgen dat onze content beschikbaar is heeft uiteraard altijd de hoogste prioriteit, dus andere werkzaamheden moesten even wijken.
Voor de grotere uitgevers was toegang via EZproxy al enkele jaren actief, dus daar hoefde niets te gebeuren. Met name voor vele tientallen kleine uitgevers moest in korte tijd veel werk worden verzet. Per uitgever zijn de volgende acties ondernomen:
Ondanks het grote aantal betrokken uitgevers zijn de aanpassingen toch binnen 2-3 weken doorgevoerd. Op dit moment is bijna alle content beschikbaar. Er zijn twee databases (en bijbehorende tijdschriftartikelen) die tijdelijk nog wel via VPN beschikbaar zijn. Dit staat bij de betreffende bestanden vermeld in de bestandenlijst.
Uiteraard is het mogelijk dat hier en daar iets nog niet goed werkt. Wanneer we dat signaleren lossen we het op. Mocht je een probleem tegenkomen, meldt het dan bij onze servicedesk.
Met het toegenomen gebruik van Library Access zien we dat daar af en toe iets misgaat met het automatisch doorsturen via EZproxy. Als we hier melding van krijgen lossen we dit ook zo snel mogelijk op.
De toegang tot online content is altijd in beweging. Tijdschriften die verhuizen naar andere sites, uitgevers die hun activiteiten stoppen of een andere naam krijgen. Het onderhouden van de verschillende configuraties is een continu proces. Nu de overstap naar EZproxy zover is afgehandeld is de rust ook weer teruggekeerd. Het onderhoud is nu weer regulier werk. Maar het waren een paar interessante weken!
As of March 1, access to library files is no longer managed by VPN. In this blog post, we provide a behind-the-scenes look at this change.
For the past several decades, we have used VPN to provide access our online library materials such as databases, online articles, and e-books. Students and staff had to install VPN once on their computer or phone. After that, they just had to activate VPN when starting the search so they could access all the materials the library pays for.
On March 1, 2021, this changed. Since that date, VPN still exists, but it no longer provides access to library materials. VPN is now mainly important for university employees for access to university servers and for the security of their home office.
The use of VPN has increased enormously over the past year. Almost all employees now work at home and use VPN. In addition, VPN was used more and more intensively. Video conferencing in particular put a heavy load on the VPN system. Eventually it was decided to use VPN only for the most essential services that the university manages itself. The library's materials provided by a variety of publishers are not covered by this use.
With the elimination of VPN, an acute problem arose for our users. The publishers check whether you are entitled to access (the content paid for by us) based on the IP address of your computer. VPN ensured that your connection went through an IP address of Tilburg University. The publisher could thus recognize you and grant you access. Suddenly, that control didn't work anymore.
As an alternative to VPN we now use EZproxy. For the publisher this works the same: the connection runs via an IP address associated with Tilburg University. On the user side (students, employees, you yourself) it all works slightly different. With VPN on, you could go to a publisher in any way and get access. With EZproxy, to access a file you have to go to that file via a specific URL. Those URLs can be found in our database list and are also used in WorldCat Discovery. Want a situation similar to VPN? Then install the Library Access extension. This will ensure that you also get access if you land on the publisher site by other means. That extension does much more, by the way, as explained on the web page.
Due to the urgency of the problem, the change had to be made within a very short period of time, almost literally overnight. Normally, we would announce a change like this well in advance and have a transition period, with appropriate communication. In this case, the main focus was on making all content available (again). Making sure our content is available is of course always our highest priority, so other work had to take a back seat.
For the larger publishers access via EZproxy had already been active for several years, so nothing needed to be done there. For dozens of small publishers in particular, a lot of work had to be done in a short time. The following actions were taken for each publisher:
- Contacting the publisher to change the access rights. Possibly adjusting the contract in connection with extra costs for this form of access.
- Adjusting the configuration of EZproxy for each publisher
- Customize the Library Access configuration for each publisher
- Customize WorldCat Discovery configuration for each publisher
- Testing access with a sample of content
Despite the large number of publishers involved, the changes were implemented within 2-3 weeks. At this point, almost all content is available. There are two databases (and related journal articles) that are temporarily still available via VPN. This is indicated in the file list for the relevant files.
Of course it is possible that occasionally something is not working properly. If we notice this, we will solve it. If you encounter a problem, please report it to our service desk.
With the increased use of Library Access we have noticed that occasionally something goes wrong with the automatic forwarding via EZproxy. When we receive a report of this we solve this as quickly as possible.
Access to online content is always changing. Journals that move to other sites, publishers that stop their activities or change their name. Maintaining the various configurations is an ongoing process. Now that the switch to EZproxy has been completed, peace and quiet have returned. Maintenance is now back to regular work. But we have had a few interesting weeks!
0 Comments.